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MENTIONS LEGALES et données personnelles (RGPD)
Mentions relatives à la loi Informatique et Libertés, du 6 janvier 1978
Dans le cadre de son activité, le cabinet est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnel relatives aux contacts, prospects, clients, prestataires, partenaires.
L’objectif principal de ce document est de regrouper dans un format concis, transparent, compréhensible et aisément accessible des informations concernant les traitements de données mis en œuvre pour vous permettre de comprendre dans quelles conditions vos données sont traitées.
Dans un souci de loyauté et de transparence, le cabinet prend soin d’informer les personnes concernées susmentionnées de chaque traitement qu’il met en œuvre par des mentions d’information.
Ces données sont collectées loyalement. Aucune collecte n’est effectuée à l’insu des personnes et sans qu’elles en soient informées.
Lorsque le cabinet est amené à traiter des données, il le fait pour des finalités spécifiques : chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.
Pour chacun des traitements mis en œuvre, le cabinet s’engage à ne collecter et n’exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Le cabinet veille à ce que les données soient mises à jour et à mettre en œuvre des procédés pour permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.
Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel dont les finalités vous seront présentées ci-après, le cabinet collecte et traite les catégories de données suivantes :
Les traitements mis en œuvre par le cabinet ont les finalités et bases juridiques suivantes :
Finalité Base juridique , Gestion de la production et suivi des dossiers clients nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des clients , Gestion des formations nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des clients, Gestion de la facturation nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des clients, gestion des prestataires et partenaires nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des clients , Tenue de la comptabilité du cabinet, Répondre à des obligations légales et réglementaires incombant au cabinet, Gestion des prospects et contactsI, ntérêt légitime , Gestion de l’organisation et invitations aux événements du cabinetI, ntérêt légitime ,Gestion de la communication externe, Intérêt légitime, Gestion et organisation des webinaires et visioconférences dans le cadre de la gestion d’un dossier client et établissement d’un compte rendu, Enregistrement des webinaires et visioconférence clients
Exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des clients, Consentement des participants pour l’enregistrement
Sont destinataires de vos données chacun pour ce qui les concerne :
Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. Le cabinet applique une politique d’habilitation stricte qui permet que les données qu’il traite ne soient transmises qu’aux seules personnes autorisées à y avoir accès.
Le cabinet est susceptible de transférer des données personnelles en dehors de l’Union européenne dans le cadre des outils informatiques qu’il utilise pour ses activités.
Ces transferts ne pourront être réalisés qu’après que le cabinet ait pris les mesures pour les sécuriser, en veillant par exemple à la conclusion des clauses types définies par la Commission européenne afin d’encadrer les flux.
Dans le cadre de son développement d’entreprise électronique et pour permettre une disponibilité accrue de ses membres, le cabinet a choisi de faire appel aux solutions Google workplace notamment pour sa messagerie, ses visioconférences, son agenda, les Google sites et drive.
Dans ce cadre, les données de ces applications sont hébergées notamment en Irlande, Etat membre de l’Union européenne, et aux Etats-Unis.
Les destinataires habilités de Google auront communication des catégories de données suivantes : données relatives à l’identification, données relatives à la vie professionnelle, données d’ordre économique et financier, données de connexion, coordonnées qui peuvent être traitées dans le cadre de l’utilisation des services fournis par Google.
Ces données sont transférées aux services habilités des entités Google à des fins principalement d’externalisation, de maintenance, d’assistance, d’administration, d’hébergement et pour répondre aux demandes des autorités légalement habilitées à en connaître.
Une convention de flux transfrontières sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne a été conclue avec Google LLC, afin d’encadrer le transfert des données et d’assurer un niveau de protection suffisant au regard des exigences de la réglementation française.
Par ailleurs, dans le cadre du développement de sa politique d’entreprise duale, le cabinet utilise zoom pour l’organisation de ses webinaires et visioconférences, dans ce cadre, des données à caractère personnel sur les organisateurs et les participants, ainsi que sur les événements sont communiquées à Zoom aux Etats Unis et dans tout autre pays hors union européenne ne disposant pas d’une protection équivalente. Si vous ne souhaitez pas que vos données soient transférées à Zoom, dans ce cas, il vous est conseillé ne pas vous inscrire ou participer à nos visioconférences et webinaires.
Cette communication de données a pour finalité la fourniture du service ainsi que la maintenance, l’assistance et le support, l’administration et l’hébergement. Une convention de flux transfrontières sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne a été conclue avec Zoom, afin d’encadrer le transfert des données et d’assurer un niveau de protection suffisant au regard des exigences de la réglementation française.
Le cabinet fait en sorte que les données ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Plus précisément, nous organisons notre politique de conservation des données de la manière suivante :
Données et finalitésDurée de conservationGestion des contacts et prospects3 ans à compter du dernier contactFacturation et comptabilité10 ansGestion des clients5 ans à compter de la fin du mandat confié au cabinet. Les données pourront être conservées au-delà des 5 ans dans des cas particuliers tels que l’impossibilité de transmission de l’original au client ou la nécessité de conserver les documents à l’appui d’une réclamation déontologiqueGestion des partenaires5 ans à compter de la fin de la relation contractuelleGestions des prestataires5 ans à compter de la fin de la relation contractuelleVisio conférence et webinairesEnregistrement des visioconférences et webinaires clients : Durée nécessaire à la validation du compte rendu et conservation du compte rendu pour la durée de gestion du dossier client jusqu’à sa clôture augmentée des délais de prescription applicablesEnregistrement des webinaires et visioconférence marketing de connaissances : 5 ans augmentée, pour les éléments le justifiant, de la durée de l’activité du cabinet à des fins d’historisation et en tant qu’archives des productions de marketing de connaissance du cabinet
Log des chat 6 mois
Informations sur les contacts (invités et participants) : durée de présence dans la base contact clients prospect du cabinet (prospects 3 ans à compter du dernier contact entrant, clients : 5 ans à compter de la fin du mandat confié au cabinet)
Rapports d’activité concernant le webinaire et la visioconférence le temps d’exploitation des résultats
Lutte anti blanchiment et financement du terrorisme5 ans à compter de la fin de la relation d’affaire
Le cabinet accorde une importance particulière à la sécurité des données personnelles.
Il a mis en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées au degré de sensibilité des données personnelles, en vue d’assurer l’intégrité et la confidentialité des données et de les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés.
Néanmoins, la sécurité et la confidentialité des données personnelles reposent sur les bonnes pratiques de chacun, ainsi la personne concernée est invitée à rester vigilante sur la question.
Lorsque le cabinet recourt à un prestataire, il ne lui communique des données à caractère personnel qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.
Nous concluons avec nos sous-traitants dans le respect de nos obligations légales et réglementaires des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers, en conformité avec la réglementation sur la protection des données personnelles.
Les cookies font l’objet d’une politiques cookies.
Le cabinet est particulièrement soucieux du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données qu’il met en œuvre, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données personnelles sont traitées.
A ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :
En cas de litige ou réclamation, vous pourrez saisir un des Délégués à la protection des données personnelles : Cabinet Lexing Alain Bensoussan avocats au 8 boulevard Gouvion-Saint-Cyr – 75017 Paris